Afhankelijk van de aard van de brief en de doelstelling kan zakelijke correspondentie variëren in complexiteit. Sommige zakelijke brieven zijn eenvoudig op te stellen, zoals het bevestigen van een afspraak of het aanvragen van informatie. Andere zakelijke brieven zijn juist complex zoals bijvoorbeeld juridische brieven, contracten of beleidsvoorstellen. Deze brieven kunnen ingewikkelde terminologie bevatten en moeten ook voldoen aan strikte regels en soms wettelijke voorschriften.

Om complexe informatie duidelijker te maken zijn visuele elementen zoals grafieken of afbeeldingen een hulpmiddel. Maar, zorg er wel voor dat de gebruikte visuele elementen relevant zijn voor de doelgroep en dat deze elementen ervoor dienen om de boodschap te versterken.

Voor welke doelgroep schrijf je de zakelijke brief?

In een zakelijke brief is het belangrijk om professionele taalgebruik toe te passen wat aansluit op de doelgroep. Dus, aan wie is de brief gericht? Ook zakelijke brieven kunnen verschillende doelgroepen hebben, zoals klanten, partners, aandeelhouders of overheidsinstanties, elk met hun eigen communicatievereisten en verwachtingen. Het afstemmen van zakelijke brieven op de doelgroep is van essentieel belang om effectief te communiceren oftewel, om de gewenste resultaten te bereiken zul je de toegepaste taal hierop moeten aanpassen. Dit alles vergt extra tijd en moeite maar het kan uiteindelijk leiden tot betere relaties en dus meer succesvolle uitkomsten.

Formeel of informele schrijfstijl?

Het taalgebruik, de schrijfstijl, van de zakelijke brief kan afgestemd worden op de relatie tussen de afzender en de ontvanger. De ongeschreven regel geldt om formele taal (zakelijk Nederlands) te gebruiken, tenzij je een goede persoonlijke relatie hebt met de ontvanger en weet dat een informele toon passend is. Het voornaamste verschil tussen informeel en formeel schrijven is de toon die je toepast maar ook de keuze van de woorden die je gebruikt. Informeel schrijven is over het algemeen minder strikt dan formeel schrijven.

Hier een voorbeeld van een informele e-mail:

“Hoi Paul,

Hoe gaat het? Ik dacht eraan om dit weekend samen te gaan wandelen in het park. Zou dat voor jou werken?

Groetjes,

Lien”

Nu een voorbeeld van de formele schrijfstijl:

“Geachte heer/mevrouw,

Hierbij willen wij u laten weten dat wij uw vraag hebben ontvangen en dat we ons uiterste best zullen doen om deze zo snel mogelijk te beantwoorden. Om uw vraag goed te kunnen beantwoorden, zullen wij contact opnemen met onze specialisten en we zullen u zo snel mogelijk op de hoogte stellen van de uitkomst.

Met vriendelijke groet,

[Naam van het bedrijf]”

De boodschap in een formele schrijfstijl is vaak langer en meer gedetailleerd, de toon is neutraal en professioneel. Daarentegen is het informele stukje tekst kort en bondig, minder gestructureerd en georganiseerd. Informele tekst kan ook emotionele taal en humor bevatten.

Nog een aandachtspunt; de schrijfhuisstijl

Het is belangrijk om de huisstijl van het bedrijf te volgen en de juiste stijl, indeling en opmaak te gebruiken. Een schrijfhuisstijl is een vertaling van je bedrijfsidentiteit, en dat gaat veel verder dan correcte spelling- en grammaticaregeltjes. Een schrijfstijl zegt ook iets over je bedrijfsidentiteit De schrijfhuisstijl legt richtlijnen vast over bijvoorbeeld, hoe spreekt het bedrijf de mensen aan? Altijd met ‘u’ of soms met ‘jij’ en wanneer? Hoe gaat het bedrijf om met spreektaal en populaire woorden?

Sommige bedrijven kiezen er bewust voor om cijfers, percent- en munteenheid aanduiding niet voluit te schrijven (€ 50 en 3%). Geen probleem, maar doe het dan wel consequent.

Houd je zakelijke brief overzichtelijk!

Maak gebruik van een duidelijke structuur, zoals een inleiding, kern en afsluiting. Gebruik tussenkopjes en alinea’s om de tekst overzichtelijk te maken. Een zakelijke brief begin je altijd met je eigen gegevens, daarna volgen de gegevens van degene aan wie je de brief stuurt. Vermeld hieronder de plaats vanwaar je schrijft aangevuld met de datum op dezelfde regel, de dagtekening. In een zakelijke brief kun je met een korte regel het onderwerp van je brief duidelijk maken. Dit wordt ook wel het kenmerk van een brief genoemd. Bepaald met de aanhef je schrijfstijl. In een officiële brief kun je kiezen voor ‘geachte’. Als je een meer informele toon wilt toepassen kun je de ontvanger ook aanspreken met ‘beste’.

De inleiding, de eerste alinea, is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de brief. Je maakt in de eerste alinea meteen duidelijk waarom je de brief stuurt. De daaropvolgende alinea’s geef je toelichting op de eerste alinea.

Zorg voor een gepaste afsluiting: Sluit de brief af op een manier die gepast is met een heldere conclusie of verzoek en vermeld eventueel je contactgegevens.