E-mails zijn vaak het eerste contact met zakelijke relaties, leveranciers, een toekomstige werkgever of bijvoorbeeld een collega in het buitenland. Juist daarom is het dus zo belangrijk om met je zakelijke e-mail in het Engels een goede eerste indruk te maken. Met de onderstaande schrijftips voor je zakelijke e-mail maken wij het correct mailen in het Engels iets eenvoudiger voor je.

Aanhef zakelijke e-mail

We beginnen bij het opstellen van de e-mail met de aanhef. In een zakelijke mail spreek je iemand als volgt aan:

• Dear
• Aanspreektitel (Mr, Mrs, Miss, Sir, Ms, Madam)
• Naam (wanneer deze bekend is)

Wanneer je de zakelijke e-mail schrijft naar een onbekende ontvanger, kun je gebruik maken van: ‘To Whom. It May Concern’ of ‘Dear Sir or Madam’. Op deze manier ben je dan toch zeer beleefd en tegelijkertijd in correct zakelijk Engels.

Begin je mail met een openingszin

Wanneer je een zakelijke e-mail in het Engels schrijft begin je met een korte openingszin. Deze zin zou bijvoorbeeld kunnen zijn: ‘I hope this message finds you well’

De reden van schrijven van je e-mail
Na de openingszin begin je vrijwel altijd direct met de reden waarom je diegene schrijft. Doe dit met korte en bondige zinnen maar blijf altijd correct en beleefd. Native-speakers hebben hier vaak een aantal standaardzinnen voor. Deze openingszinnen mogen gewoon met ‘I’ beginnen, iets wat we in het Nederlands niet zo graag doen. Om je een idee te geven volgen hier een aantal voorbeelden van zinnen waarmee je een formele zakelijke mail kunt beginnen:

• I am writing in respons to…
• I am writing in reply to your letter of 8 June,…
• Further to your last email…
• In reply to your email…
• Thank you for your email of [date]…
• I am writing to let you know that…
• I wonder if you could…
• I would like to know whether…
• I am interested in…

Afsluiting van je zakelijke Engels e-mail

De laatste alinea van een zakelijk Engelse e-mail noemen we ook wel de afsluiting. Sluit je bericht vriendelijk af en geef aan wat je van de ander verwacht. Bedank de ontvanger bijvoorbeeld voor zijn of haar tijd of gebruik je e-mail om een afspraak te maken. Of sluit af door nogmaals jouw vraag te herhalen. Let er op dat een formeel zakelijke mail niet eindigt met de ondertekening. Omdat het een formele e-mail betreft kun je het beste afsluiten met bijvoorbeeld ‘Sincerely’,‘Yours faithfully’, ‘Kind regards’ of ‘Best regards’

Eventueel een bijlage toevoegen?

Wanneer je een bijlage wilt toevoegen aan je e-mail is het gebruikelijk om dit te vermelden. Het is verleidelijk om hiervoor het woord ‘hereby’ te kiezen maar doe dit niet. Als je in het Engels het woord ‘hereby’ gebruikt komt dat nogal dringend over en daarbij is behoorlijk ouderwets. Voor het woord ‘herewith’ geldt overigens hetzelfde. Wat kun je dan wel gebruiken?

• Please find attached…
• In the attachment, you will find
• I attach … to this e-mail.

Als laatste willen wij je erop wijzen dat je in het Engels de dagen en maanden met een hoofdletter schrijft. Mocht je aan de hand van dit artikel vragen hebben of geïnteresseerd zijn in wat ILC voor jou hierin kan betekenen, neem dan contact met ons op via dit formulier of bel naar 0416 563 000. Of lees verder op onze cursus zakelijk Engels pagina.