Een zakelijke brief in het Engelse verschilt enigszins van die van een zakelijke brief in het Nederlands. Als je een zakelijke brief in het Engels wilt schrijven is het belangrijk om rekening te houden met de Engelse beleefdheid. Engelsen zijn over het algemeen zeer beleefd en het is belangrijk om deze beleefdheid in acht te nemen in de wijze waarop je de brief schrijft. Veel internationale bedrijven zijn afhankelijk van correcte communicatie in het Engels. Niet alleen de spreekvaardigheid vraagt naar een meer professioneel zakelijk taalgebruik maar ook het schrijven in het Engels vraagt de nodige aandacht. Zowel e-mailberichten als de zakelijke schriftelijke correspondentie in het Engels vragen een foutloze toepassing van de Engelse taal in zowel spelling als de grammatica. Om je te helpen bij het opstellen van een zakelijke brief in het Engels geven we hieronder een aantal belangrijke aandachtspunten.

Datumnotatie

Je keuze hierin hangt af van het taalgebied en de lezerskring in kwestie (bijv. Amerikaans, Brits of Canadees). In een Engelse brief wordt de datum geschreven als ‘day month year’.  Het is in een Engelse brief niet gebruikelijk om de plaatsnaam ervoor te noteren. Deze Britse datumnotatie wordt ook gebruikt in Canada, Australië, en Nieuw-Zeeland. Let erop dat in de Verenigde Staten is de volgorde ‘month day year’ is.
De maanden worden altijd met een hoofdletter geschreven, een kleine letter wordt als een teken van ongeschoold beschouwd. Dus schrijf altijd de maanden als, January, February, March, April, May, June, July, August, September, October, November, December. Exact hetzelfde geldt voor dagen van de week, deze schrijf je in het Engels ook altijd met hoofdletters: Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday, Sunday.

Aanhef

Zakelijk Engels schrijven begint door gebruik te maken van de juiste aanhef. Zoals bijvoorbeeld Dear Sir / Madam of, als je naam van de ontvanger weet, Dear Mr. / Mrs. / Miss / Ms. Een man spreek je in het Engels aan met ‘Mr’, een mevrouw met ‘Ms’. Mocht je op de hoogte zijn of de mevrouw aan wie je schrijft getrouwd of ongetrouwd is, dan kun je ook ‘Mrs.’ bij een getrouwde dame of ‘Miss’ gebruiken bij een ongetrouwde dame.

Opbouw

De zakelijke brief in het Engels heeft een vergelijkbare opbouw als een zakelijke brief in het Nederlands, met een inleiding, de kern en een afsluiting. Echter, in de Engelse brief wordt de kern vaak in meerdere alinea’s geschreven met een duidelijke structuur en een logische volgorde. Probeer je zinnen kort te houden zodat de leesbaarheid goed blijft. En houd de toon professioneel, zelfs als je klachten of bezwaren aanhaalt. Vermijd afkortingen en informele taal omdat afkortingen en informele taal onbeleefd of onprofessioneel overkomen. Vermijd het liever.

Wat voorbeeldenzinnen om een zakelijke brief in het Engels te openen zijn o.a.

• Would you be so kind as to send me information about …
• We would like to draw your attention to the following …
• I am writing to thank you…
• I’m writing to follow up on the recent interview we had…
• I would be grateful if you …
• I am interested in receiving …
• We regret to inform you that …

De afsluiting:

Bij de afsluiting van de brief wordt vaak ‘Yours sincerely’ of ‘Yours faithfully’ gebruikt, afhankelijk van de aanhef. Gebruik de passende afsluiting  ‘Yours sincerely’ mocht je de ontvanger bij naam kennen. Anders gebruik je  ‘Yours faithfully’.

De lay-out, spelling en grammatica van een zakelijke brief in het Engels

De lay-out van een Engelse brief is doorgaans iets anders dan die van een Nederlandse brief. Zoals bijvoorbeeld de adresgegevens van de afzender en de ontvanger. Jouw eigen adres plaats je in de rechterbovenhoek. Begin met je naam, adres eronder en e-mailadres en eventueel website. Hieronder plaats je de datum (uiteraard in de juiste notatie). Het adres van de ontvanger wordt onder jouw adres geplaatst meestal links. Vermeld eerst de naam van de ontvanger, het adres eronder. De aanhef zoals eerder vermeld en zorg dat je in de openingszin direct aangeeft waarom je deze brief schrijft. Oftewel ‘get to the point straight away’. Verdeel je brief in paragrafen en zorg ervoor dat elk nieuw punt dat je maakt een aparte paragraaf krijgt, blijft gefocust op het algemene doel van je brief.

Geef duidelijke instructies als je de ontvanger om actie vraagt, zorg er dan voor dat de instructies duidelijk en begrijpelijk zijn. Gebruik ‘could you please’ in plaats van ‘can you’ om het verzoek beleefder te maken. Sla geen verkeerde toon aan door bijvoorbeeld het woordje ‘must’ te benoemen. Dit komt nogal dringend en onbeleefd over. Schrijf daarom liever: ‘it is essential that ….’. Controleer op de toon en de toepasselijkheid om ervoor te zorgen dat deze beleefd en professioneel is. Lees ook onze blogs ‘their, there of they’re‘ en ‘it’s of its‘ voor meer spelling en grammatica tips.

Spelling en grammatica

Zorg ervoor dat je de juiste Engelse spelling en grammatica toepast in je brief. Ben ervan bewust dat er verschillen zijn tussen het Britse en Amerikaanse Engelse taalgebruik.

Door rekening te houden met deze tips en de Engelse beleefdheid in acht te nemen, ben je gegarandeerd van een beleefde en effectieve zakelijke Engelse brief.

Meer leren over zakelijk Engels? Bekijk dan onze cursus zakelijk Engels.