Een zakelijk gesprek voeren vereist professionele en doelgerichte oefening. Een zakelijk gesprek voeren vereist ook een aantal taalvaardigheden. Taalvaardigheden zoals luisteren en spreken. “Goed luisteren is een vak!” wordt wel een gekscherend gezegd. Maar actief luisteren naar wat de andere persoon te zeggen heeft is soms heel lastig en vergt concentratie. Om je goede luistervaardigheid te bevestigen en om de ander blijk van interesse te tonen zou je een vraag kunnen stellen, dit schept al meteen vertrouwen. Naast aandachtig luisteren vraagt een zakelijk gesprek ook een duidelijke communicatie. Zorg ervoor dat je je boodschap helder uitspreekt en laat deze niet vertroebelen door teveel in details te gaan en te strooien met vaktermen. Houd het kort!

We geven je een aantal tips voor tijdens het voeren van een zakelijk gesprek

• Wees goed voorbereid: Ken de materie waarover het gesprek gaat.
• Denk na over je begroeting: Hoe stel jij je voor aan je zakenpartner.
• Luister goed: Na de kennismaking gaat het zakelijke gesprek over naar de vraagstelling of standpunt. Stel een vraag om te benadrukken dat je het standpunt begrijpt.
• Duidelijke communicatie. Houd je boodschap helder. Geef beknopt weer en duik niet teveel in de details. Deze worden besproken indien er naar gevraagd wordt.
• Toon altijd empathie. Verplaats je in de ander, begrijp de vraagstelling en leef mee.
• Handel altijd met respect: Onderbreek de ander niet maar wacht. Creëer ruimte en rust om meningen te kunnen ventileren.
• Blijf kalm en rustig als er wat meningsverschillen zijn en laat deze nooit persoonlijk worden. Denk in mogelijkheden en in oplossingen. ‘Wat gaat er wel goed’ en ‘wat is er wel mogelijk’ in plaats van ‘wat gaat niet goed’ en ‘wat zijn de belemmeringen’.
• Ter afronding is het voor beide partijen prettig als je nog even kort de afspraken herhaald.
• Stuur een opvolgingsmail om nogmaals de besproken standpunten en eventueel gemaakte afspraken te bevestigen.

Zakelijk gesprek voeren binnen Europa

Europa is een continent met diverse culturen en talen. Als je een gesprek hebt met mensen uit verschillende Europese landen, zorg er dan voor dat je rekening houdt met culturele verschillen en de taal waarin het gesprek wordt gevoerd. De Engelse taal wordt vaak gebruikt als de lingua franca voor internationale zakelijke gesprekken, maar het is zeker nuttig om de ‘small talk’ in de lokale taal te voeren als een teken van respect.

Wat is lingua franca hoor ik je vragen?

Lingua franca is de taal die als gemeenschappelijk ‘hulptaal’ wordt gebruikt tussen mensen met verschillende moedertalen. En wordt gebruikt als niemand van de aanwezige sprekers deze taal zelf als moedertaal heeft. Dus bijvoorbeeld in Noord-Afrika, (Marokko, Egypte, Algerije etc.) is de lingua franca Arabisch. Als een Nederlander en een Duitser een zakelijk gesprek voeren, maar beiden elkaars moedertaal niet spreken, kunnen ze ervoor kiezen om Engels te spreken. Engels is dan de lingua franca.

Culturele nuances en gebruiken die je in gedachten kunt houden om effectief te communiceren over de grens

• Wees punctueel. Punctualiteit wordt in veel Europese landen zeer gewaardeerd. Zorg dat je op tijd bent voor je afspraken en vergaderingen en mocht je om welke reden dan ook vertraagd zijn, stuur tijdig een bericht.
• Ken de zakelijke etiquette van het land waar je het zakelijke gesprek voert. Deze etiquette kunnen zaken omvatten begroetingen, het uitwisselen van visitekaartjes en de juiste wijze van aanspreken, bijvoorbeeld met “u” of “je”.
• Voer je een directe of een indirecte communicatie: In sommige Europese landen, zoals Nederland en Duitsland, is directe communicatie gebruikelijk. Maar dat is zeker niet in andere Europese landen. De nadruk ligt dan meer op de manier waarop je een boodschap overbrengt.
• Hiërarchie of gelijkheid nastreven: Binnen Europa zijn er verschillende benaderingen ten aanzien van hiërarchie en gelijkheid op de werkvloer. In sommige landen is de hiërarchie belangrijk en worden beslissingen genomen door de leidinggevenden. Andere landen streven gelijkwaardigheid na en overleggen met alle belanghebbende.
• Non-verbale communicatie. Houd rekening met de non-verbale communicatie, zoals oogcontact, gebaren, intonatie van de stem, gezichtsuitdrukkingen, ademhaling, geur en zelfs kleding. Deze kunnen variëren tussen verschillende Europese landen.
• Eet- en drinkgewoonten kunnen zelf invloed hebben op het resultaat: Let op de lokale eet- en drinkgewoonten. Het kan nuttig zijn om te weten welk gedrag als respectvol wordt gezien.

Zakelijk gesprek voeren met non-verbale communicatie

Hoewel non-verbale signalen cultureel kunnen verschillen, zijn er ook veel signalen die universeel worden begrepen, zoals een glimlach, knikken als teken van goedkeuring, en fronsen als teken van bezorgdheid. Het interpreteren van non-verbale signalen kan erg uitdagend zijn. Maak geen voorbarige conclusies, en ben bereid om gewoon te vragen als je iets niet begrijpt. Hierdoor ontwikkel je de gevoeligheid voor non-verbale signalen mee. En dat kan je helpen om met meer zelfvertrouwen te kunnen communiceren in interculturele situaties.

Het investeren van tijd in het begrijpen van de lokale culturen en gebruiken kan een groot verschil maken in het opbouwen van positieve en succesvolle zakelijke relaties binnen en buiten Europa. Door respectvol en geïnformeerd te handelen, vergroot je je kansen op een geslaagd zakelijk gesprek.
Meer weten hoe je een zakelijk gesprek moet doen? Informeer naar de mogelijkheden die wij je kunnen bieden. International Language Centre te ’s-Hertogenbosch (Vlijmen). sales@ilc-talen.nl, bel naar +31416563000 of bekijk onze zakelijke taaltrainingen.